7.4.1. Rol que el sistema debería cumplir en teoría
El SSPG fue concebido como un instrumento mediante el cual monitorear la concreción de los compromisos programáticos prioritarios de cada uno de los sectores de la administración pública central; permitiendo de esta manera, la formulación de un juicio de adecuación entre las promesas ministeriales y los logros efectivamente alcanzados. El sistema se definió como una “tecnología de software que permita monitorear en forma permanente y periódica, el cumplimiento de objetivos, integrar resultados de las distintas áreas de la actividad gubernamental, así como detectar y corregir las causas de posibles ineficiencias".
7.4.2. Rol del sistema en la práctica
Los entrevistados señalan que el propósito inicial del sistema se ha ido alcanzando, pero que es necesario aún expandir las premisas de la arquitectura del sistema especialmente aquella que lo señala como una herramienta de formulación de juicio político, con fines distintos a los generados por la DIPRES.
En todo caso, la existencia de evaluaciones trimestrales estaría permitiendo a la Secretaría de la Presidencia conocer anticipadamente los posibles rezagos en el cumplimiento de las metas comprometidas y, a partir de ello tomar las medidas adecuadas, con la instancia correspondiente, que permitan retomar el rumbo. En la práctica se ha verificado la falta de salvaguardas normativas que garanticen la adecuada conexión entre programa y presupuesto.
A pesar de no estar entre sus definiciones, los componentes del SSPG han sido adecuados a las necesidades internas de algunas entidades públicas que lo utilizan como un instrumento de planificación interna. Del mismo modo, en otros casos el sistema se ha incorporado al diseño de una matriz de evaluación micro para efectos de determinar los incentivos remuneracionales colectivos, con lo que se demuestra el grado de informalidad con que aún opera el sistema.
Las evaluaciones trimestrales han logrado abrir un periodo de negociación que apunta a identificar las causas de las desviaciones detectadas, a fin de que el SEGPRES y el Ministerio o entidad involucrada, convengan las medidas necesarias a ser implementadas para alcanzar los objetivos formulados.
La evaluación anual permite introducir correcciones de fondo al curso político del gobierno, al generar la opción de alterar el orden de las prioridades y fortalecimiento de los equipos ministeriales según las condiciones del momento. El Ministro o Jefe puede contar con una imagen sobre su desempeño e identificar las causas de posibles retrasos, las responsabilidades asociadas, y en consecuencia, tomar las decisiones que permitan corregir el estado de incumplimiento.
7.4.3. Rasgos básicos del SSPG
El SSPG es un sistema soportado en un software interactivo, que operan en Internet y permite ingresar información, procesarla y generar informes en línea. Surgió en reemplazo de las Metas Ministeriales. Cada Ministerio define los objetivos, las acciones, y los productos concretos, los que son monitoreados de manera periódica por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia. En el marco de este Sistema de Seguimiento, se han definido tres grandes áreas -infraestructura, social y económica- cada una de las cuales tiene un conjunto de políticas asociadas, con sus respectivos Ministerios responsables y los servicios públicos encargados de su ejecución.
7.4.4 El ciclo de evaluación del SSPG esta compuesto por 5 fases:
- Definición de objetivos y productos estratégicos de gobierno sectorializados y para el plazo de un año calendario
- Provisión de información sectorial
- Evaluación trimestral
- Negociación para corregir desviaciones
- Evaluación anual y rendimiento de cuentas
7.4.5. Cobertura
En 2004, 19 Ministerios (el total) y 109 servicios públicos adscritos del nivel central. Se está trabajando en la incorporación de los gobiernos regionales al Sistema
7.4.6. Fuentes para la formulación de la agenda programática
7.4.6.1. El programa de gobierno
La agenda programática se estructura a partir de los compromisos formulados en el programa de gobierno presentado por el Presidente de la República en el momento de las elecciones.
7.4.6.2. Mensaje Presidencial del 21 de mayo
La agenda programática suele ser ajustada en tiempo políticos y financieros, a través de las nuevas iniciativas planteadas por el Presidente de la República en su Mensaje al Congreso cada 21 de mayo, o se puede adecuar por la pérdida de prioridad de algunas promesas formuladas en el programa de gobierno original.
7.4.7. La Matriz de Seguimiento y Evaluación
El principal instrumento del SSPG es la "Matriz de Seguimiento y Evaluación" la que tiene la forma de una ficha en la que se introducen objetivos y productos estratégicos, el orden en las prioridades gubernamentales y los parámetros para determinar el estado de situación y realizar el seguimiento correspondiente.
7.4.8. Objetivos estratégicos
Lo que interesa determinar es lo que la entidad quiere lograr y no los esfuerzos internos requeridos para la obtención de dicho objetivo.
Del mismo modo, se requiere que el conjunto de objetivos estratégicos sea consecuente y conducente al logro de los objetivos ministeriales e institucionales.
7.4.9. Productos
7.4.9.1. Son los resultados concretos que se busca lograr mediante la acción programada durante el año. Estos productos son considerados "indicadores del cumplimiento de una acción especifica", razón por la cual deben apuntar a resultados y no a insumos. Los criterios definidos por el SEGPRES para la identificación de los productos son los siguientes:
- Relevancia
- Congruencia
- Precisión y objetividad
- Verificables
7.4.9.2. Junto a estos criterios de identificación de productos, se establecen los factores clave de éxito que permiten caracterizarlos y establecer conexiones con otras dimensiones relevantes de la acción gubernamental:
- Presupuesto
- Modificación legal
- Beneficiarios
- Compromiso transversal asociado al producto
- Localización regional
- Dimensión de género
7.4.10. Metodología del SSPG
La metodología del SSPG consta de los siguientes pasos
7.4.10.1. Definición de objetivos y productos estratégicos, el que a su vez esta dado por dos etapas:
7.4.10.1.1. El inicio del Gobierno.
El programa de gobierno esta compuesto por dos cuerpos: las bases programáticas y el programa mismo. El primero contiene especificaciones detalladas de análisis de los diversos ámbitos de actividad gubernamental, y el segundo precisa propuestas concretas de política pública del futuro gobierno.
Una vez que el nuevo gobierno asume el poder, analiza estos dos documentos junto al SEGPRES, y se identifican tres o cuatro prioridades por sector que presidirán el accionar ministerial durante el periodo presidencial.
7.4.10.1.2. Período posterior y conexión con el proceso presupuestario
Una vez aprobada la Ley de Presupuesto, cada uno de los ministerios debe adecuar su programación de trabajo anual, incorporando en caso de existir, las modificaciones derivadas de la aprobación del presupuesto como de redefiniciones de prioridades.
Por lo general los objetivos suelen permanecer invariables y lo que eventualmente varía es algún producto nuevo asociado a un nuevo programa. Si este fuese el caso, la adecuación se formula a partir de una matriz inicial enviada por la DCI a cada unidad usuaria, la cual debe ser ajustada de acuerdo a los criterios señalados anteriormente. La nueva programación definida, es incorporada al modulo de administración del SSPG, él cual es remitido a cada sectorialista de la DCI para su procesamiento, seguimiento y evaluación.
7.4.10.2. Provisión de información para el seguimiento
El sistema contempla cortes trimestrales, por lo que los ministerios y servicios deben generar información sobre el estado de avance de los respectivos compromisos. Dicha información es ingresada al sistema por parte del enlace ministerial y recepcionada por el analista de la DCI correspondiente.
7.4.10.3. Negociación de corrección de desviaciones
En la eventualidad de incumplimientos respecto de metas a alcanzar en un trimestre, los analistas de la DCI indagan acerca de las causas del retraso, a fin de convenir una estrategia para resolver la cuestión
7.4.10.4. Evaluación anual y rendición de cuentas
El objeto de evaluación son los productos estratégicos asociados a cada objetivo estratégico. La culminación del ciclo del SSPG opera a partir de la información trimestral remitida por los sectores y ellas son el principal insumo con que cuenta la DCI para efectuar la evaluación externa.
7.4.11. Logros SSPG
Las evaluaciones trimestrales han logrado abrir un periodo de negociación que apunta a identificar las causas de las desviaciones detectadas, a fin de que el SEGPRES y el Ministerio o entidad involucrada, convengan las medidas necesarias a ser implementadas para alcanzar los objetivos formulados.
La evaluación anual permite introducir correcciones de fondo al curso político del gobierno, al generar la opción de alterar el orden de las prioridades y fortalecimiento de los equipos ministeriales según las condiciones del momento.
El Ministro o Jefe puede contar con una imagen sobre su desempeño e identificar las causas de posibles retrasos, las responsabilidades asociadas, y en consecuencia, tomar las decisiones que permitan corregir el estado de incumplimiento.
7.4.12. Desafíos SSPG (Según entrevistas efectuadas en el año 2005)
Uno de los desafíos más relevantes identificados por los entrevistados es la necesidad de afinar la relación entre el seguimiento programático y la confección del presupuesto: no sólo para asociar el cumplimiento programático a incentivos más concretos, sino para que el presupuesto sea efectivamente la expresión del programa de gobierno. En esta materia, la principal recomendación ha sido la de institucionalizar, mediante un marco normativo claro y explícito, el trabajo conjunto de la Dirección de Presupuestos y la DCI.
Los administradores del sistema plantean la necesidad de instituir mecanismos de auditoría en el proceso de generación de información por parte de los usuarios del sistema. Hasta hoy la fidedignidad del sistema se sustenta en la buena fe, en la alerta de inconsistencia que arroja el conocimiento que el analista SEGPRES tenga del sector correspondiente y eventualmente, en el cruce de la información del SSPG con la información disponible en la DIPRES. Al respecto, se ha sugerido instaurar un sistema de auditoría aleatoria en combinación con uno focalizado, que permita contar con datos muestrales que reduzca las posibilidades de error en la información.
Otra recomendación tiene que ver con la necesidad de fortalecer las capacidades institucionales de la DCI, la cual habría visto “escapar” algunas competencias en los últimos años.
En materia de incorporación efectiva de una cultura de gestión orientada a resultados, algunos entrevistados sugirieron extender el uso del SSPG al interior de las organizaciones estatales como instrumento de planificación.
Finalmente, se planteó por algunos entrevistados la necesidad de abordar un modo de incluir a la ciudadanía en el proceso de evaluación de resultados, más allá del logro efectivo de los productos comprometidos. En otros términos, se plantea la necesidad de recoger la subjetividad de los ciudadanos respecto del cumplimiento de las promesas programáticas.
7.4.13. Lecciones SSPG.
El desarrollo de la experiencia de evaluación ha permitido hacer nítida la relación entre el seguimiento programático y el proceso presupuestario. Las características del SSPG y el hecho de ser un dispositivo diseñado en el contexto de un sistema de gobierno fuertemente presidencialista, plantea la necesidad de reducir las barreras puestas por un régimen de ciudadanía subordinada, expandiendo la inclusión del control ciudadano sobre la gestión pública y el desarrollo de mecanismos de responsabilización y rendición de cuentas.
El soporte informático del SSPG ha permitido demostrar la extraordinaria importancia de las tecnologías de información y comunicación en el desarrollo institucional del sector público. El SSPG ha contribuido, desde una óptica distinta de la de los mecanismos de evaluación de la gestión pública de orden presupuestario, a la consolidación efectiva de una cultura de gestión orientada a resultados. El SSPG es un instrumento que permite y facilita la evaluación de la gestión a las máximas autoridades públicas.
El SSPG fue concebido como un instrumento mediante el cual monitorear la concreción de los compromisos programáticos prioritarios de cada uno de los sectores de la administración pública central; permitiendo de esta manera, la formulación de un juicio de adecuación entre las promesas ministeriales y los logros efectivamente alcanzados. El sistema se definió como una “tecnología de software que permita monitorear en forma permanente y periódica, el cumplimiento de objetivos, integrar resultados de las distintas áreas de la actividad gubernamental, así como detectar y corregir las causas de posibles ineficiencias".
7.4.2. Rol del sistema en la práctica
Los entrevistados señalan que el propósito inicial del sistema se ha ido alcanzando, pero que es necesario aún expandir las premisas de la arquitectura del sistema especialmente aquella que lo señala como una herramienta de formulación de juicio político, con fines distintos a los generados por la DIPRES.
En todo caso, la existencia de evaluaciones trimestrales estaría permitiendo a la Secretaría de la Presidencia conocer anticipadamente los posibles rezagos en el cumplimiento de las metas comprometidas y, a partir de ello tomar las medidas adecuadas, con la instancia correspondiente, que permitan retomar el rumbo. En la práctica se ha verificado la falta de salvaguardas normativas que garanticen la adecuada conexión entre programa y presupuesto.
A pesar de no estar entre sus definiciones, los componentes del SSPG han sido adecuados a las necesidades internas de algunas entidades públicas que lo utilizan como un instrumento de planificación interna. Del mismo modo, en otros casos el sistema se ha incorporado al diseño de una matriz de evaluación micro para efectos de determinar los incentivos remuneracionales colectivos, con lo que se demuestra el grado de informalidad con que aún opera el sistema.
Las evaluaciones trimestrales han logrado abrir un periodo de negociación que apunta a identificar las causas de las desviaciones detectadas, a fin de que el SEGPRES y el Ministerio o entidad involucrada, convengan las medidas necesarias a ser implementadas para alcanzar los objetivos formulados.
La evaluación anual permite introducir correcciones de fondo al curso político del gobierno, al generar la opción de alterar el orden de las prioridades y fortalecimiento de los equipos ministeriales según las condiciones del momento. El Ministro o Jefe puede contar con una imagen sobre su desempeño e identificar las causas de posibles retrasos, las responsabilidades asociadas, y en consecuencia, tomar las decisiones que permitan corregir el estado de incumplimiento.
7.4.3. Rasgos básicos del SSPG
El SSPG es un sistema soportado en un software interactivo, que operan en Internet y permite ingresar información, procesarla y generar informes en línea. Surgió en reemplazo de las Metas Ministeriales. Cada Ministerio define los objetivos, las acciones, y los productos concretos, los que son monitoreados de manera periódica por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia. En el marco de este Sistema de Seguimiento, se han definido tres grandes áreas -infraestructura, social y económica- cada una de las cuales tiene un conjunto de políticas asociadas, con sus respectivos Ministerios responsables y los servicios públicos encargados de su ejecución.
7.4.4 El ciclo de evaluación del SSPG esta compuesto por 5 fases:
- Definición de objetivos y productos estratégicos de gobierno sectorializados y para el plazo de un año calendario
- Provisión de información sectorial
- Evaluación trimestral
- Negociación para corregir desviaciones
- Evaluación anual y rendimiento de cuentas
7.4.5. Cobertura
En 2004, 19 Ministerios (el total) y 109 servicios públicos adscritos del nivel central. Se está trabajando en la incorporación de los gobiernos regionales al Sistema
7.4.6. Fuentes para la formulación de la agenda programática
7.4.6.1. El programa de gobierno
La agenda programática se estructura a partir de los compromisos formulados en el programa de gobierno presentado por el Presidente de la República en el momento de las elecciones.
7.4.6.2. Mensaje Presidencial del 21 de mayo
La agenda programática suele ser ajustada en tiempo políticos y financieros, a través de las nuevas iniciativas planteadas por el Presidente de la República en su Mensaje al Congreso cada 21 de mayo, o se puede adecuar por la pérdida de prioridad de algunas promesas formuladas en el programa de gobierno original.
7.4.7. La Matriz de Seguimiento y Evaluación
El principal instrumento del SSPG es la "Matriz de Seguimiento y Evaluación" la que tiene la forma de una ficha en la que se introducen objetivos y productos estratégicos, el orden en las prioridades gubernamentales y los parámetros para determinar el estado de situación y realizar el seguimiento correspondiente.
7.4.8. Objetivos estratégicos
Lo que interesa determinar es lo que la entidad quiere lograr y no los esfuerzos internos requeridos para la obtención de dicho objetivo.
Del mismo modo, se requiere que el conjunto de objetivos estratégicos sea consecuente y conducente al logro de los objetivos ministeriales e institucionales.
7.4.9. Productos
7.4.9.1. Son los resultados concretos que se busca lograr mediante la acción programada durante el año. Estos productos son considerados "indicadores del cumplimiento de una acción especifica", razón por la cual deben apuntar a resultados y no a insumos. Los criterios definidos por el SEGPRES para la identificación de los productos son los siguientes:
- Relevancia
- Congruencia
- Precisión y objetividad
- Verificables
7.4.9.2. Junto a estos criterios de identificación de productos, se establecen los factores clave de éxito que permiten caracterizarlos y establecer conexiones con otras dimensiones relevantes de la acción gubernamental:
- Presupuesto
- Modificación legal
- Beneficiarios
- Compromiso transversal asociado al producto
- Localización regional
- Dimensión de género
7.4.10. Metodología del SSPG
La metodología del SSPG consta de los siguientes pasos
7.4.10.1. Definición de objetivos y productos estratégicos, el que a su vez esta dado por dos etapas:
7.4.10.1.1. El inicio del Gobierno.
El programa de gobierno esta compuesto por dos cuerpos: las bases programáticas y el programa mismo. El primero contiene especificaciones detalladas de análisis de los diversos ámbitos de actividad gubernamental, y el segundo precisa propuestas concretas de política pública del futuro gobierno.
Una vez que el nuevo gobierno asume el poder, analiza estos dos documentos junto al SEGPRES, y se identifican tres o cuatro prioridades por sector que presidirán el accionar ministerial durante el periodo presidencial.
7.4.10.1.2. Período posterior y conexión con el proceso presupuestario
Una vez aprobada la Ley de Presupuesto, cada uno de los ministerios debe adecuar su programación de trabajo anual, incorporando en caso de existir, las modificaciones derivadas de la aprobación del presupuesto como de redefiniciones de prioridades.
Por lo general los objetivos suelen permanecer invariables y lo que eventualmente varía es algún producto nuevo asociado a un nuevo programa. Si este fuese el caso, la adecuación se formula a partir de una matriz inicial enviada por la DCI a cada unidad usuaria, la cual debe ser ajustada de acuerdo a los criterios señalados anteriormente. La nueva programación definida, es incorporada al modulo de administración del SSPG, él cual es remitido a cada sectorialista de la DCI para su procesamiento, seguimiento y evaluación.
7.4.10.2. Provisión de información para el seguimiento
El sistema contempla cortes trimestrales, por lo que los ministerios y servicios deben generar información sobre el estado de avance de los respectivos compromisos. Dicha información es ingresada al sistema por parte del enlace ministerial y recepcionada por el analista de la DCI correspondiente.
7.4.10.3. Negociación de corrección de desviaciones
En la eventualidad de incumplimientos respecto de metas a alcanzar en un trimestre, los analistas de la DCI indagan acerca de las causas del retraso, a fin de convenir una estrategia para resolver la cuestión
7.4.10.4. Evaluación anual y rendición de cuentas
El objeto de evaluación son los productos estratégicos asociados a cada objetivo estratégico. La culminación del ciclo del SSPG opera a partir de la información trimestral remitida por los sectores y ellas son el principal insumo con que cuenta la DCI para efectuar la evaluación externa.
7.4.11. Logros SSPG
Las evaluaciones trimestrales han logrado abrir un periodo de negociación que apunta a identificar las causas de las desviaciones detectadas, a fin de que el SEGPRES y el Ministerio o entidad involucrada, convengan las medidas necesarias a ser implementadas para alcanzar los objetivos formulados.
La evaluación anual permite introducir correcciones de fondo al curso político del gobierno, al generar la opción de alterar el orden de las prioridades y fortalecimiento de los equipos ministeriales según las condiciones del momento.
El Ministro o Jefe puede contar con una imagen sobre su desempeño e identificar las causas de posibles retrasos, las responsabilidades asociadas, y en consecuencia, tomar las decisiones que permitan corregir el estado de incumplimiento.
7.4.12. Desafíos SSPG (Según entrevistas efectuadas en el año 2005)
Uno de los desafíos más relevantes identificados por los entrevistados es la necesidad de afinar la relación entre el seguimiento programático y la confección del presupuesto: no sólo para asociar el cumplimiento programático a incentivos más concretos, sino para que el presupuesto sea efectivamente la expresión del programa de gobierno. En esta materia, la principal recomendación ha sido la de institucionalizar, mediante un marco normativo claro y explícito, el trabajo conjunto de la Dirección de Presupuestos y la DCI.
Los administradores del sistema plantean la necesidad de instituir mecanismos de auditoría en el proceso de generación de información por parte de los usuarios del sistema. Hasta hoy la fidedignidad del sistema se sustenta en la buena fe, en la alerta de inconsistencia que arroja el conocimiento que el analista SEGPRES tenga del sector correspondiente y eventualmente, en el cruce de la información del SSPG con la información disponible en la DIPRES. Al respecto, se ha sugerido instaurar un sistema de auditoría aleatoria en combinación con uno focalizado, que permita contar con datos muestrales que reduzca las posibilidades de error en la información.
Otra recomendación tiene que ver con la necesidad de fortalecer las capacidades institucionales de la DCI, la cual habría visto “escapar” algunas competencias en los últimos años.
En materia de incorporación efectiva de una cultura de gestión orientada a resultados, algunos entrevistados sugirieron extender el uso del SSPG al interior de las organizaciones estatales como instrumento de planificación.
Finalmente, se planteó por algunos entrevistados la necesidad de abordar un modo de incluir a la ciudadanía en el proceso de evaluación de resultados, más allá del logro efectivo de los productos comprometidos. En otros términos, se plantea la necesidad de recoger la subjetividad de los ciudadanos respecto del cumplimiento de las promesas programáticas.
7.4.13. Lecciones SSPG.
El desarrollo de la experiencia de evaluación ha permitido hacer nítida la relación entre el seguimiento programático y el proceso presupuestario. Las características del SSPG y el hecho de ser un dispositivo diseñado en el contexto de un sistema de gobierno fuertemente presidencialista, plantea la necesidad de reducir las barreras puestas por un régimen de ciudadanía subordinada, expandiendo la inclusión del control ciudadano sobre la gestión pública y el desarrollo de mecanismos de responsabilización y rendición de cuentas.
El soporte informático del SSPG ha permitido demostrar la extraordinaria importancia de las tecnologías de información y comunicación en el desarrollo institucional del sector público. El SSPG ha contribuido, desde una óptica distinta de la de los mecanismos de evaluación de la gestión pública de orden presupuestario, a la consolidación efectiva de una cultura de gestión orientada a resultados. El SSPG es un instrumento que permite y facilita la evaluación de la gestión a las máximas autoridades públicas.
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